Hedef kitle: Fatura dosyalarını e-posta veya ortak klasörle müşavire ileten işletmeler
Elektronik belge paylaşımında PDF görüntüsü pratik görünür; ancak her zaman tek başına yeterli çalışma kanıtı gibi düşünülmemelidir. İşletme ile müşavir arasındaki mutabakat için belgeyi “görüntü”, “işlenebilir veri” ve “kontrol kanıtı” olarak üçe ayırmak daha sağlıklıdır.
GİB’in e-Arşiv teknik kılavuzunda elektronik belge formatının görüntülenmesi, imza/mühür doğrulaması ve gerektiğinde kağıt çıktı alınması gibi konulara yer verilir. Bu, belge dosyasının yalnız görselden ibaret düşünülmemesi gerektiğini gösterir. GİB’in e-Fatura bilgilendirmesi de faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazına odaklanır. Kaynak kontrol tarihi: 2026-10-30.
Pratik kural şu olabilir: PDF, insan gözüyle hızlı kontrol için; XML veya sistemden alınan asıl elektronik dosya, müşavir kayıt ve teknik kontrol için; ekran görüntüsü ise belirli bir doğrulama veya hata anını kanıtlamak için kullanılır. Ekran görüntüsünü asıl belge yerine geçecek dosya gibi adlandırmayın.
Örnek klasör yapısı: “2026-10/Giden-eFatura/XML”, “2026-10/Giden-eFatura/PDF”, “2026-10/Dogrulama-Kanitlari”. Aynı belgeye ait dosyalarda ortak belge numarasını veya işletme içi takip numarasını kullanın. Böylece müşavir bir PDF gördüğünde ilgili XML’i aramak zorunda kalmaz.
Doğrulama ekranı sonucunu nasıl adlandıracağınızı öğrenmek için Dijital Vergi Dairesi belge doğrulama çıktısı rehberine geçin.
Kaynaklar: GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu, GİB e-Fatura bilgilendirmesi. Kaynak kontrol tarihi: 2026-10-30. Temizlik kontrolü: Metin sonunda kaçmış kontrol karakteri bırakılmadı.